Běžné provozní výdaje

13.11.2013, Ing. Jiří Nigrin , Zdroj: Verlag Dashöfer

Běžné provozní výdaje

Ing. Jiří Nigrin

NahoruÚvod

Tato kapitola je věnována těm nejběžnějším výdajům souvisejícím s provozováním podnikatelské činnosti. Daňový režim těchto výdajů je jistě důležitý pro každého poplatníka, neboť každý poplatník musí mít své sídlo nebo místo podnikání (často v pronajatých prostorách) a má zpravidla nějakým způsobem zabezpečeny základní podmínky pro svoji činnost (elektřina, teplo, voda, komunikační prostředky, případně též další služby nezřídka poskytované v rámci nájmu – úklid, ostraha, poštovní podatelna, rozmnožovna apod.).

Vyvíjí-li podnikatelský subjekt svou činnost, je celkem zřejmé, že výše uvedený typ výdajů mu v té či oné formě nepochybně vzniká a že obecně jsou tyto výdaje k dosažení, udržení a zajištění zdanitelných příjmů nutné. Problémem proto ve většině případů není to, zda vůbec lze předmětné výdaje daňově uplatnit, ale to, že jsou často uplatněny ve větší než přípustné výši. Právě u těchto výdajů se někdy zapomíná na některé účetní či právní souvislosti.

NahoruPrávní úprava

Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
Zákon č. 526/1990 Sb., o cenách
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví

NahoruPodmínky daňové uznatelnosti

Pro ujasnění základních aspektů daňového režimu předmětných výdajů vyjděme opět ze známých obecných podmínek daňové uznatelnosti:

Je prokazatelné, že výdaje skutečně vznikly.
Je prokazatelná jejich souvislost se zdanitelnými příjmy.
Výdaje jsou náležitě zaevidovány.
Výdaje nejsou vyloučeny v ZDP ani v jiném právním předpisu z výdajů daňově uznatelných.

NahoruVznik výdaje

Ad 1) V prvé řadě je třeba mít na paměti obecně známou pravdu, že v režimu daňové evidence je vznik výdaje dán skutečně provedenou úhradou, nehraje roli samotná existence závazku k úhradě, ani princip časového rozlišení. Není podstatné ani to, jde-li o úhradu zálohy či doplatku. Naopak je nutné počítat s tím, že eventuální vrácení přeplatku je zdanitelným příjmem. Problematice záloh je věnován samostatný text - viz Zálohy.

Podnikatel pan Suk vede daňovou evidenci a má pronajatou kancelář. Podle nájemní smlouvy uhradil v květnu roku 201X nájemné ve výši 150 000 Kč, a to na tři roky dopředu. Celá tato uhrazená částka je daňovým výdajem v roce 201X.

Paní Bodlinová má v přízemí činžovního domu pronajatý obchůdek. Podle nájemní smlouvy s vlastníkem měla za rok 201X uhradit nájemné ve výši 120 000 Kč (10 000 Kč měsíčně), vzhledem k nízkým tržbám však byla schopna uhradit jen polovinu, tj. 60 000 Kč. Zbytek hodlá po dohodě s pronajímatelem uhradit ve splátkách během roku 201X+1. Výdaje z titulu nájemného u paní Bodlinové budou za rok 201X činit 60 000 Kč. Bude-li závazek uhrazen v roce 201X+1, bude výdajem roku 201X+1.

Pan Snítil hradí jako vlastník nemovitosti, kterou používá výhradně k podnikání, měsíční zálohy na elektrickou energii, plyn, vodné a stočné. Celkem v roce 201X–1 uhradil na těchto zálohách částku 165 000 Kč. V květnu roku 201X dostal zpět v souvislosti s odběrem plynu v roce 201X–1 přeplatek ve výši 14 000 Kč, přeplatek za elektrickou energii ve výši 21 000 Kč dodavatel elektřiny odečetl od zálohy fakturované panu Snítilovi v červnu 201X. Za vodu naopak doplácel 6 000 Kč. Pan Snítil vykáže v daňové evidenci v roce 201X–1 daňové výdaje 165 000 Kč. V roce 201X:

zahrne do zdanitelných příjmů přeplatek 14 000 Kč za plyn,
o přeplatek 21 000 Kč za elektřinu odebranou v minulém období sníží výdaje na elektřinu v běžném období (pan Snítil hradí menší zálohu),
zahrne do výdajů doplatek za vodu 6 000 Kč odebranou v minulém období.

NahoruVýznam smlouvy

Je nesporné, že veškeré výdaje tohoto typu vznikají na základě nějakého soukromoprávního vztahu, proto za prvotní podmínku jejich vzniku lze považovat právoplatnou existenci tohoto vztahu, tedy příslušné smlouvy. Samozřejmě, že v mnoha případech je tato smlouva uzavřena pouze ústně. Může jít například o nájemní smlouvu pronajímatele (majitele nebytových prostor) s nájemcem (firmou, jež prostory využívá coby kanceláře), nájemní smlouvu mezi nájemcem nemovitosti (firmou A, která má nemovitost pronajatou od vlastníka) a podnájemcem (firmou B, jež část nemovitosti na základě této smlouvy používá ke své činnosti). U dalších typů výdajů se může jednat o vztah vzniklý na základě smlouvy poplatníka přímo s dodavatelem elektrické energie, tepla, plynu, telekomunikačních služeb nebo – v případě pronajatých, nikoli vlastních prostor k podnikání je to obvyklejší – tyto výdaje vznikají i na základě nájemní smlouvy s pronajímatelem prostor, nejčastěji formou přefakturace.

Existenci této smlouvy připomínáme především z toho důvodu, že právě ona významným způsobem určuje režim příslušných provozních výdajů, bez ohledu na další, např. účetní souvislosti.

Pan Beránek má pronajaty ke svému podnikání nebytové prostory, měsíčně hradí sjednanou částku 40 000 Kč. Finanční úřad při kontrole z nájemní smlouvy zjistil, že "v ceně nájemného jsou zahrnuty též veškeré s nájmem související služby, tj. dodávky elektřiny a tepla, pronájem telefonů, poplatky za telefon, úklid a ostraha objektu“. Dále se ukázalo, že pan Beránek si sám na svůj účet nechal zavést tři nové telefonní linky, zakoupil telefonní přístroje a se souhlasem vlastníka uzavřel smlouvu s poskytovatelem telekomunikačních služeb, platí mzdu uklízečce a strážnému a dále nechal nainstalovat poplašné zařízení. Sjednané nájemné navíc - finanční úřad považuje s ohledem na ceny nájemného v daném místě za nezvykle vysoké a pan Beránek neprokázal, že by mu služby, o nichž je ve smlouvě řeč, byly poskytovány. Výdaje pravděpodobně nebudou v plné výši uznány.

S ohledem na výše zmíněná rizika je žádoucí, aby poplatník měl k dispozici nejen účetní, resp. daňové doklady (faktury, doklady o úhradě), ale též příslušnou smlouvu, nejlépe v písemné podobě, a to i tehdy, je-li z právního hlediska přípustná ústní forma smlouvy.

NahoruSouvislost se zdanitelnými příjmy

Ad 2) I v případě obvyklých provozních výdajů je nasnadě, že daňově uplatnit je lze pouze do té míry, do jaké prokazatelně souvisejí se zdanitelnými a od daně neosvobozenými příjmy. Jde-li o nájemné za prostory k podnikání, dodávky tepla, elektřiny či plynu, telefony a podobně, souvislost s podnikáním je sice většinou zřejmá, problém však je, že někdy je tato souvislost pouze částečná. Jde nejčastěji o tyto případy:

fyzická osoba používá prostory či jiné prostředky částečně k podnikání a částečně k jiným účelům (bydlení apod.),
právnická osoba poskytuje prostory či jiné prostředky bezplatně svým společníkům či zaměstnancům k jejich vlastním potřebám bez souvislosti s podnikatelskou činností samotné právnické osoby,
fyzická či právnická osoba má též příjmy nepodléhající dani či příjmy osvobozené od daně.

Živnostník pan Karásek provozuje svou živnost – pneuservis – v místě svého trvalého bydliště, ve vlastním rodinném domku. Podle živnostenského listu je trvalé bydliště místem podnikání. K podnikání využívá celé přízemí domu, kde je garáž, dílna, kancelář a sociální zařízení.

Protože pan Karásek předpokládá výrazně větší spotřebu elektrické energie v prostorách pro podnikání než v obytných prostorách, nechal si nainstalovat do každého poschodí zvláštní měřič odběru elektřiny a výdaje za elektřinu uplatňuje v prokázané výši dle jednoho ze dvou na faktuře vyčíslených údajů. U výdajů za plyn (topení) předpokládá padesátiprocentní souvislost se zdanitelnými příjmy, neboť plocha vytápěných prostor k podnikání v přízemí je stejná jako plocha obytných prostor v prvním patře. K podnikání používá též telefon, v domě je jedna telefonní linka. V kanceláři pan Karásek i jeho zaměstnanci zapisují hovory do knihy telefonních hovorů a údaje o délce těchto pracovních hovorů pak porovnává s evidencí soukromých hovorů, kterou si – s ohledem na časovou náročnost – vede alespoň ve třech měsících v roce, a to v březnu, červnu a prosinci. Poměr pracovních a soukromých hovorů mu srovnáním obou evidencí vyšel na 85:15.

Panu Karáskovi by neměly vzniknout problémy s doložením souvislosti výdajů se zdanitelnými příjmy, pokud výdaje za elektřinu uplatní v poměrné výši dle údajů na faktuře, výdaje za plyn uplatní v poloviční výši a výdaje za telefon ve výši 85 %.

Pan Soběch podniká jako realitní makléř. Má kancelář, výdaje související s jejím provozem daňově uplatňuje. Kromě toho uplatňuje i polovinu všech výdajů souvisejících s bydlením v družstevním bytě (nájemné, teplo, elektřina, voda, plyn, telefon) s poukazem na to, že i doma se zabývá podnikatelskou činností.

Pokud pan Soběch nemá v živnostenském rejstříku místo bydliště evidováno jako vedlejší provozovnu, bude mít…

Běžné provozní výdaje