Evidence výdajů v rámci daňové evidence
RNDr. Ivan Brychta
Jak již z názvu tohoto článku vyplývá, obsahují následující řádky rozbor problematiky vedení daňové evidence, resp. pozornost bude věnována především otázce sledování daňových a nedaňových výdajů u poplatníků, kteří neúčtují, ale vedou pouze daňovou evidenci. V závěru naleznete i praktickou ukázku takové evidence.
Nahoru1. Daňová evidence
Evidence daňově uznatelných výdajů
Evidence daňově uznatelných výdajů je v zákoně o daních z příjmů řešena poměrně stručně. Ustanovení § 7b ZDP, které se zabývá problematikou daňové evidence (DE), totiž pouze stanoví zásadu, že daňová evidence musí obsahovat údaje o příjmech a výdajích v členění potřebném pro zjištění základu daně.
K tomu, aby poplatník správně členil výdaje, je tedy nutné vzít v úvahu další ustanovení zákona o daních z příjmů, ale např. i daňového řádu, příp. i zákona o dani z přidané hodnoty.
Výdaje podle zákona o daních z příjmů
Problematice výdajů se v zákoně o daních z příjmů věnují především §§ 24 a 25 ZDP. Nutno podotknout, že ne ve všech případech musejí být daňově uznatelné výdaje v daném zdaňovacím období i fyzicky zaplaceny (např. tvorba rezerv, uplatnění časového rozlišení u majetku pořizovaného formou finančního leasingu, cestovní náhrady atd.).
Výdaje v cizí měně
Způsob přepočtu cizí měny na českou měnu je upraven v § 38 odst. 1 ZDP.
Přepočet cizí měny u poplatníků vedoucích daňovou evidenci
Pokud poplatník nevede účetnictví, může si vybrat jeden ze dvou režimů:
- Použije jednotný kurz; tento kurz se stanoví jako průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce zdaňovacího období. Jedná se o kurz, který vyhlašuje Generální finanční ředitelství po skončení kalendářního roku. Použije-li podnikatel jednotný kurz, bude v průběhu zdaňovacího období evidovat příjmy a výdaje v cizí měně, na konci zdaňovacího období sečte příjmy a výdaje v cizí měně a přepočítá je na českou měnu jednotným kurzem. Do daňového přiznání poté uvede celkové příjmy a výdaje v české měně.
- Použije kurzy devizového trhu v souladu se zákonem o účetnictví, tzn.:
- kurz devizového trhu vyhlášený ČNB, a to k okamžiku ocenění, tj. kurz denní,
- v případě nákupu nebo prodeje cizí měny za českou měnu lze k okamžiku ocenění použít kurz, za který byly tyto hodnoty nakoupeny nebo prodány,
- pevný kurz, kterým se rozumí kurz stanovený vnitřním předpisem fyzické osoby na základě kurzu devizového trhu vyhlášeného ČNB, používaný fyzickou osobou po předem stanovenou dobu. Stanovená doba nesmí přesáhnout zdaňovací období. Jako kurz devizového trhu, na jehož základě se pevný kurz stanoví, použije fyzická osoba kurz devizového trhu vyhlášený ČNB např. k prvnímu dni zdaňovacího období, po které je pevný kurz používán. Při používání pevného kurzu může fyzická osoba tento kurz změnit svým vnitřním předpisem i v průběhu stanovené doby; v případech vyhlášení devalvace i revalvace české koruny musí být pevný kurz změněn vždy.
Jednotný kurz a kurzy devizového trhu uplatňované podle zvláštních právních předpisů o účetnictví pro přepočet cizí měny nelze v jednom zdaňovacím období použít současně.
V daňové evidenci se ke konci zdaňovacího období neprovádí přepočet zůstatků devizového účtu nebo valutové pokladny, ani se nepřeceňují pohledávky a závazky v cizí měně.
Pokud poplatník používající jednotný kurz podává daňové přiznání v průběhu zdaňovacího období, použije směnný kurz k datu uskutečnění jednotlivých příjmů a výdajů nebo průměr směnného kurzu stanoveného ČNB poslední den každého měsíce části zdaňovacího období, za kterou se daňové přiznání podává.
Podnikatel vedoucí daňovou evidenci (DE) obchoduje se zahraničím a na základě svého rozhodnutí přepočítává příjmy a výdaje jednotným kurzem. Pro podnikání používá pouze korunový běžný účet. Pokud obdrží fakturu vystavenou v EUR a do banky zadá příkaz k platbě do zahraničí v EUR, zatíží tato banka účet podnikatele výslednou částkou v Kč. V takovém případě se zapíše do daňové evidence částka, která je uvedena na výpise z banky, a hodnota v EUR se již jednotným kurzem nepřepočítává.
Podnikatel vedoucí DE na základě vnitřního předpisu používá při přepočtu cizí měny na českou měnu denní kurz ČNB. V březnu přijal fakturu za nákup zboží a vznikl mu závazek v EUR. Do evidence závazků podnikatel uvedl jeho hodnotu v 1 000 EUR a platným kurzem ČNB (např. 25,460) ho přepočítal na koruny, tj. 25 460 Kč. Platba z devizového účtu byla provedena v dubnu také v EUR, kterou opět přepočítal kurzem platným v den provedení platby (např. 25,510). Do zdanitelných výdajů tedy uvede podnikatel částku 25 510 Kč. Kurzový rozdíl ve výši 50 Kč evidovat nebude a jeho hodnotu v knize závazků stornuje ke dni úhrady z devizového účtu.
Zásady pro vedení daňové evidence
Pro vedení daňové evidence jsou pravidla určena v § 7b ZDP. Smyslem a cílem vedení DE formulovaným v tomto § 7b ZDP je zjištění základu daně z příjmů. Zákon zde stanoví pouze obsah daňové evidence, a nikoli způsob či formu jejího vedení. Základním požadavkem je rozlišení příjmů a výdajů v členění potřebném pro zjištění základu daně z příjmů, tedy na příjmy a výdaje daňově uznatelné a příjmy a výdaje daňově neuznatelné. Není nutné proto rozlišovat účetní operace na peněžní a nepeněžní. Do výdajů jsou zapisovány i částky např. ze zápočtů pohledávek a závazků, aniž by došlo k pohybu peněžních prostředků.
Evidenci peněžních operací není předepsáno sledovat pouze v jedné knize (peněžním deníku), ale můžeme mít evidencí více (např. evidence příjmů a výdajů na jednotlivých bankovních účtech, evidence příjmů a výdajů na jednotlivých pokladnách, evidence příjmů a výdajů samostatně za příjmy a výdaje v Kč a samostatně za příjmy a výdaje v cizích měnách atd.). Po skončení zdaňovacího období pak jednotlivé evidence sumarizujeme (sečteme) a získáme tak celkové hodnoty pro účely zpracování daňového přiznání, a tím i stanovení základu daně.
Peněžní deník
Pro daňovou evidenci platí povinnost evidovat příjmy a výdaje jen za účelem správného vykázání dílčího základu daně podle § 7 ZDP.
Je tedy povinné evidovat:
- peněžní příjmy a výdaje:
- nepeněžní příjmy a výdaje:
-
např. tvorba nebo rozpuštění rezerv, daňové odpisy, uplatnění poměrné části nájemného u finančního leasingu, zápočty pohledávek a závazků, příjmy a výdaje dosažené směnou atd.
I když daňová evidence přímo nepředepisuje uvádění zápisů do deníku chronologicky, tedy seřazené dle data tak, jak jdou za sebou, lze to jen doporučit vzhledem k prokazatelnosti jednotlivých zápisů na základě obdržených dokladů. Evidence o pohybu peněžních prostředků na bankovních účtech se vede zásadně podle výpisů banky, a to tak, aby byla zřejmá návaznost na zůstatky jednotlivých bankovních účtů.
I když pro vedení daňové evidence není nutné se přímo řídit zákonem o účetnictví, doporučujeme dodržovat minimální náležitosti účetních dokladů dle § 11 ZÚ. Plátci DPH potom musí respektovat také ustanovení zákona o DPH. Více viz text Účetní a daňové doklady, opravy chyb, obchodní listiny. Veškerá evidence musí být upravena tak, aby umožnila splnění důkazních povinností poplatníka daně z příjmů.
Pro daňovou evidenci nadále platí, že podnikatelé, kteří přijímají platby v hotovosti, jsou povinni vést záznamy denních tržeb. Záznamní povinnost je upravena také daňovým řádem v § 97 DŘ.
Fyzická osoba, která v rámci své samostatné činnosti uskutečňuje platby v hotovosti, je povinna vést průběžně evidenci těchto plateb, pokud nezaznamenává údaje o těchto platbách v jiné evidenci stanovené zákonem.
Správce daně může uložit daňovému subjektu, aby kromě evidence stanovené právním předpisem vedl zvláštní záznamy potřebné pro správné zjištění a stanovení daně. Záznamní povinnost ukládá správce daně rozhodnutím.
Nahoru2. Členění příjmů a výdajů v daňové evidenci
Členění příjmů a výdajů v daňové evidenci
Formální uspořádání členění příjmů a výdajů je plně v rukách každého podnikatele. Daňová evidence umožňuje různé způsoby jako např.:
Návrh možného členění evidence příjmů a výdajů
V praxi je nejpoužívanější členění do jednotlivých sloupců, které jsou očíslovány. U každého dokladu nesmíme zapomenout vyplnit základní údaje, a to:
Díl A – příjmy a výdaje v hotovosti a na bankovních účtech
Výsledek hospodaření s peněžními prostředky je rozdíl součtu všech příjmů a součtu všech výdajů bez ohledu na ustanovení zákona o daních z příjmů. Údaje uvedené v sloupcích jsou z hlediska praxe bezpochyby důležité informace.
Díl B – průběžné položky
Průběžné položky představují hodnotu peněžních prostředků při převodu mezi pokladnou a bankovním účtem, převodech mezi bankovními účty a převodech mezi pokladnami. Dá se říci, že se jedná o peníze na cestě.
Jednotlivé položky deníku se člení na příjem a výdaj. Na stranu výdajů zapisujeme na základě dokladů o výdaji peněžních prostředků (výběr z účtu doložený výpisem z účtu nebo výběr hotovosti z pokladny doložený dokladem o tomto výdaji z pokladny – např. výdajovým pokladním dokladem); na stranu příjmů v případě zdokladovaného příjmu peněžních prostředků (výpis z účtu nebo doklad o příjmu hotovosti do pokladny – např. příjmový pokladní doklad). Získáme tím kontrolu o správnosti celkové výše příjmů a výdajů.
Členění příjmů a výdajů z pohledu daňové uznatelnosti může být řešeno různým způsobem. V textu uvádíme členění na daňové příjmy a výdaje (Díl C) a na nedaňové příjmy a výdaje (Díl D), v souhrnné ukázce na závěr pak členění na příjmy (a ty pak rozdělíme na daňové a nedaňové) a členění na výdaje (ty pak opět rozdělíme na daňové a nedaňové).
Díl C – příjmy, které jsou předmětem daně, a výdaje související s těmito příjmy
Díl D – příjmy, které nejsou předmětem daně z příjmů, nebo jsou od daně z příjmů osvobozeny, a výdaje související s těmito příjmy
Výdaje, které sice souvisejí se zdanitelnými příjmy, ale které nemohou být daňově účinnými (např. výdaje na reprezentaci), neuvádíme ve sl. 14, ale dáváme je do sl. 17.
Pan Novák má pro své podnikatelské aktivity zřízen bankovní účet. Dne 5. 9. z tohoto účtu vybral 20 000 Kč, a to za účelem doplnění hotovosti v pokladně.
Evidence příjmů a výdajů, průběžných položek
