Zaměstnanecké benefity

7.5.3

Zaměstnanecké benefity

JUDr. Jan Horecký, Ph.D., JUDr. Vladimíra Knoblochová

Hlavním motivačním prvkem pro zaměstnance bývá především výše jejich výdělku. Ovšem pro spoustu zaměstnanců hrají podstatnou roli i tzv. zaměstnanecké benefity, ty mohou být důvodem, proč se pracovník rozhodne u daného zaměstnavatele zůstat nebo jej změnit.

Zaměstnanecké benefity (jejich škála) mohou ozvláštnit a zatraktivnit jak nabídky práce (pracovní inzeráty), tak vylepšit pracovní podmínky a pracovní prostředí zaměstnanců a mohou mít pozitivní vliv na celkovou spokojenost a výkonnost zaměstnanců.

Předností zaměstnaneckých benefitů je jejich dobrovolnost. Zaměstnavatelé k zavedení a poskytování zaměstnaneckých benefitů nemohou být žádným způsobem nuceni. To, zda se u zaměstnavatele některé, a případně jaké typy benefitů budou vyskytovat, leží zcela v dispozici zaměstnavatele. Pokud zaměstnavatel zaměstnanecké benefity nepostaví na roveň nárokovým odměnám, není poskytování zaměstnaneckých benefitů v žádném případě vymahatelné a je tedy plně na zaměstnavateli, zdali svým zaměstnancům nějaké typy benefitů nabídne a poskytne (nemusí tak učinit, byť by se jednalo o v praxi běžnou součást “odměňování“ zaměstnanců).

Zaměstnanecké benefity mohou mít různou podobu. Vždy závisí na rozhodnutí zaměstnavatele, které typy benefitů a v jaké podobě bude zaměstnancům poskytovat. Benefity mohou být peněžní (např. stravenky), v hmotné formě (např. poskytnutí služebního automobilu i k soukromým účelům) či formě různých služeb (např. jazykové a vzdělávací kurzy).

Poskytování různých benefitů zákoník práce nikterak blíže nespecifikuje, lze je proto zařadit do obecných ustanovení části desáté zákoníku práce - péče o zaměstnance.

 NahoruKomu benefity náleží

Poskytování zaměstnaneckých benefitů by mělo být obecné - plošné, tj. vztaženo na všechny zaměstnance zaměstnavatele. Přesto lze hledat určité výjimky, které nebudou v rozporu se zákonem.

Při poskytování zaměstnaneckých benefitů může dojít k situaci, kdy zaměstnavatel nechce poskytovat určité výhody všem zaměstnancům. Zde je třeba předně upozornit na základní zásadu pracovněprávních vztahů, a to zásadu zákazu diskriminace a nerovného zacházení. Zaměstnavatelé nemohou přistupovat k jednotlivým zaměstnancům ledabyle a svévolně jim určovat škálu poskytovaných benefitů, ale měli by ke všem zaměstnancům přistupovat stejně.

Výjimky z nároku na poskytované benefity mohou tvořit např. zaměstnanci, kteří pro zaměstnavatele vykonávají práci na základě dohody o provedení práce, a nedosáhnou předpokládaného výsledku (který by se rovnal běžné činnosti ostatních zaměstnanců), popř. zaměstnanci, kteří neodpracují potřebný počet hodin (např. v situaci poskytování stravného ve formě stravenek, kdy nárok na stravenku zaměstnanci dle vyhlášených pravidel vznikne jen v případě, kdy odpracuje za den alespoň 4 hodiny) či nedosahují předpokládaného služebního věku (např. v souvislosti s poskytováním dodatečných dnů dovolené v případě, kdy zaměstnanec pro zaměstnavatele vykonává práci déle jak deset let) apod.

Při sestavování nabídky benefitů by měl zaměstnavatel vycházet z potřeb zaměstnanců. Vhodným se proto jeví před samotným zavedením benefitů provedení dotazníkového šetření, jaké benefity by zaměstnanci nejvíce ocenili, a které se zdají být spíše nadbytečné. Nabízená struktura benefitů nesmí být diskriminační ať již přímo (např. poskytování vyššího příspěvku do systému penzijního pojištění jen pro muže), tak nepřímo. Přímou diskriminací se rozumí takové jednání nebo opomenutí, kdy se s jednou osobou zachází méně příznivě, než se zachází nebo zacházelo nebo by se zacházelo s jinou osobou ve srovnatelné situaci, a to z důvodu rasy, etnického původu, národnosti, pohlaví, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženského vyznání, víry či světového názoru. Nepřímou diskriminací je takové jednání nebo opomenutí, kdy na základě zdánlivě neutrálního ustanovení, kritéria nebo praxe je z některého z diskriminačních důvodů určitá osoba znevýhodněna oproti ostatním. O nepřímou diskriminaci se nejedná v případě, kdy je rozlišování odůvodněno legitimním cílem a prostředky k jeho dosažení jsou přiměřené a nezbytné. Nepřímou diskriminací je takové jednání, kdy se na základě jinak neutrálního rozhodnutí jedná nerovně s některými zaměstnanci (např. garance benefitu v podobě poskytování vlasové regenerační služby v případech, kdy je patrné, že zaměstnanci-muži danou službu využívat nebudou a že je namířena pouze jako výhoda pro ženy), a to bez zvláštního a závažného důvodu, který by danou rozdílnost ospravedlňoval (např. v případě, kdy výše uvedený nepřímo diskriminační benefit poskytuje zaměstnavatel - na daný typ služeb specializované kadeřnictví).

Zaměstnavatel při stanovení a přiznávání benefitů zaměstnancům musí správně hodnotit i případy, kdy zaměstnanec nevykonává práci na základě některé z překážek v práci. Zakotvení benefitů musí být nediskriminační. Např. v situaci, kdy zaměstnanec nepracuje pro překážku v práci (ať již na straně zaměstnavatele) nebo důležitou osobní překážku v práci na straně zaměstnance, kdy mu dle zákona zaměstnavatel nemůže a nesmí přidělovat práci (např. v případě šestinedělí a při porodu dítěte - ochranná doba, v rámci které zaměstnavatel nemůže zaměstnankyni úkolovat a přidělovat jí práci, byť by sama chtěla), bude zaměstnanci náležet příspěvek na penzijní připojištění (přestože fakticky žádnou práci nevykonává), ale nebude jí na druhou stranu náležet příspěvek na stravování (který zaměstnavatel při jeho dobrovolném vypsání podmínil odpracováním alespoň 4 hodin denně). Přiznání, resp. odmítnutí vyplácení benefitů by proto neměl zaměstnavatel činit automaticky jen proto, že se u zaměstnance vyskytuje některá z překážek.

Benefity mohou v určitých případech příslušet i rodinným příslušníkům zaměstnanců (např. sleva na pobyty v rekreačním zařízení zaměstnavatele) a vždy tak záleží na samotném zaměstnavateli, jak vymezí nejen okruh poskytovaných benefitů, jejich formu, ale i okruh osob, které je mohou čerpat.

 NahoruZavedení a zakotvení benefitů

Zavádění zaměstnaneckých benefitů by mělo být plošné. Vzhledem k tomu, že má zaměstnavatel dle zákoníku práce povinnost informovat zaměstnance o pracovních podmínkách (tj. i podmínkách odměňování a benefitů) vždy při jejich zavádění a nejpozději do měsíce od vzniku pracovního poměru, neměl by na danou povinnost zapomenout.

Informování o benefitech, stejně jako jejich zavedení, může zaměstnavatel jednoduše provést prostřednictvím vnitřního předpisu (s kterým zaměstnance seznámí, např. prostřednictvím vyvěšení na vstupní nástěnce, popř. intranetu apod.). Nastavení a zavedení benefitů může být často provedeno rovněž prostřednictvím kolektivní smlouvy po dohodě s odborovou organizací. Jistou nevýhodou zakotvení benefitů v kolektivní smlouvě může být pro zaměstnavatele to, že na rozdíl od vnitřního předpisu není možné bez souhlasu odborové organizace benefitní systém v průběhu závaznosti kolektivní smlouvy změnit (v případě vnitřního předpisu je úprava vždy jen na zaměstnavateli).

 NahoruForma, podoba a typy benefitů

Zaměstnanecké benefity mohou mít různou podobu. Vždy závisí na rozhodnutí zaměstnavatele, které typy benefitů a v jaké podobě bude zaměstnancům poskytovat. Benefity mohou být peněžní (např. stravenky), v hmotné formě (např. poskytnutí služebního telefonu i k soukromým účelům) či formě různých služeb (např. zavedení firemní školky).

Seznam možných benefitů je různorodý a široký. Vždy je při jejich zavádění vhodné vycházet jak z možností zaměstnavatele, tak očekávaných plnění ze strany zaměstnanců.

Benefity mohou být např. ve formě různé úpravy pracovní doby:

• zavedení zkrácené pracovní doby,

• možnosti kratší pracovní doby (např. poloviční úvazek),

• zavedení pružného rozvržení pracovní doby,

• poskytování dodatečného týdne dovolené za kalendářní rok,

• zavedení homeoffice,

• rozšíření případných dalších důležitých překážek v práci nad rámec zákona a nařízení vlády č. 590/2006 Sb., o okruhu dalších důležitých osobních překážek v práci,

• zavedení tzv. indispozičního volna,

popř. v hmotné podobě či podobě služeb, jako:

• finanční zajištění v případě karenční doby či čerpání dalších důležitých osobních překážek v práci nad rámec stanovený právními předpisy,

• zavedení stravenek či dotovaného stravování a občerstvení zaměstnanců,

• poskytnutí služebního automobilu k soukromým účelům,

• poskytnutí služebního telefonu či notebooku k soukromým účelům,

• zavedení příspěvků na rekreaci, regenerační a wellness služby,

• zavedení příspěvků na penzijní připojištění,

• doprava zaměstnanců do zaměstnání a ze zaměstnání,

• příspěvek na dovolenou apod.

Rozsah možných benefitů je nepřeberný. Není možné veškeré benefity uvést, neboť jejich škála vždy souvisí jak s činností zaměstnavatele, tak s očekáváním zaměstnanců a možnostmi zaměstnavatele.

Aby byla škála poskytovaných benefitů pozitivně kvitována zaměstnanci, měl by zaměstnavatel před jejich zavedením zjistit názor zaměstnanců z hlediska toho, které benefity pro ně mají význam, a které považují naopak za zbytečné. Vyhne se tak neefektivnímu vynakládání jak své energie, tak času, a negativnímu hodnocení ze strany zaměstnanců.

Při zavádění doplňkových forem benefitů, tj. těch, které nesouvisejí přímo se zaměstnavatelem a např. s organizací pracovní doby (viz indispoziční volno či zavádění dalších náhrad v případě důležitých překážek v práci na straně zaměstnance nad rámec zákona), ale které bývají fakticky poskytované třetími subjekty, lze zaměstnancům určit konkrétní příslušné benefity přímo, a zajišťovat jejich plnění, nebo ponechat volnost zaměstnancům pro to, aby si mohli sami zvolit ty druhy a formy benefitů, které nejvíce vyhovují jejich požadavkům. V takovém případě může zaměstnavatel využít poskytování služeb formou tzv. Cafeteria systému. Zaměstnavatelé mají tedy dvě základní možnosti při zavádění benefitních systémů. Jednak mohou celou agendu administrovat sami (což je běžné právě v případě vnitřních benefitů, např. při úpravě pracovní doby), nebo mohou využít služeb poskytovatelů benefitních služeb a zavádět zmiňované cafeteria benefitní systémy, kdy se o vlastní benefitní agendu a její realizaci starají třetí subjekty.

 NahoruCafeteria benefitní systém

Cafeteria benefitní systém představuje způsob zavádění a čerpání benefitů u zaměstnavatele, který je pro zaměstnavatele administrativně nejméně náročný a pro zaměstnance výhodný v tom, že na něj přenáší volnost v rozhodování, které benefity mu nejvíce vyhovují a které jsou pro něj nejužitečnější bez toho, aby byl nucen vybírat a čerpat, popř. marně nechat propadnout benefity, které mu zaměstnavatel poskytuje automaticky (např. při poskytování benefitů ve smyslu poukázek na sportovní aktivity nemá zaměstnanec o daný typ výhody zájem, přesto je mu poukázka vystavena. Následně však marně propadne, což má negativní důsledky i pro zaměstnavatele, neboť u zakoupených a vydaných poukazů, které nebyly řádně čerpány, často dochází k plné úhradě ceny, bez ohledu na nečerpání služby).

V případě systémů volného výběru benefitů zaměstnancem na bázi cafeterie zaměstnavatel pouze určí rozsah prostředků, které chce na benefity zaměstnanců vyhradit, a na zaměstnancích pak je, aby si z nabídky širokého benefitního portfolia sami vybrali. Vzhledem k tomu, že benefitní systémy poskytují třetí osoby, dochází na základě smluvního vztahu mezi zaměstnavatelem a dodavatelem benefitního systému k domluvě o rozsahu jak prostředků na benefity určené, tak i o škále jednotlivých benefitů.

Vzhledem k volbě benefitů samotnými zaměstnanci dochází k optimalizaci vynaložených nákladů na benefity a optimalizaci užívání zaměstnaneckých výhod zaměstnanci. Systém může fungovat jak na platformě poukázek, tak moderním způsobem prostřednictvím online systémů a benefitních karet.

Systém cafeterie provozovaný prostřednictvím poskytovatele daného programu nabízí běžně široké možnosti čerpání alokovaných prostředků, a to jak na sport, tak na kulturu, vzdělávací kurzy, zdravotní a regenerační péči, cestování či nakupování u smluvních partnerů apod.

Mezi hlavní výhody poskytování benefitů systémem cafeterie tedy patří administrativní nenáročnost a přizpůsobení potřebám zaměstnanců. Navíc, podobně jako v případě přímo poskytovaných benefitů, u kterých tak předvídají právní předpisy, nedochází k jejich zpojistnění, tj. plnění nepodléhá odvodům na sociální a zdravotní pojištění (tj. úspora 34 % nákladů oproti vyplacení odpovídající částky jako součást mzdy), a v určitých případech - rozvoj zaměstnanců - může být i daňově optimalizačním prvkem (odpočitatelná daňová položka).

Příspěvky vyplývající z benefitního systému se většinou orientují do sociální, kulturní či sportovní oblasti. Pokud zaměstnavatel zaměstnancům přispívá např. na vstupenky do divadla, kulturní akce, masáže, lékařské prohlídky, očkování, či jiná vyšetření, popř. na plavenky, členství ve fitness centrech apod., a jedná-li se výhradně o nepeněžité plnění, pak jsou u zaměstnance osvobozeny od zdanění do úhrnného limitu ve výši poloviny průměrné mzdy za rok. Na straně zaměstnavatele se jedná o daňově neúčinný náklad, za nějž se neodvádí zákonné pojistné na sociální a…